Dans un secteur où l’efficacité logistique est primordiale, un logiciel de gestion de transport (TMS) est un outil incontournable. Il permet d’optimiser les opérations tout en réduisant les coûts. Dans cet article, nous vous présentons les fonctionnalités clés d’un TMS, en expliquant en quoi la dématérialisation et l’automatisation sont des leviers essentiels.
Qu’est-ce que la dématérialisation dans un TMS ?
La dématérialisation consiste à convertir des documents papier en documents numériques. Dans un TMS, cela signifie que des documents comme les CMR, les bons de livraison et les factures sont centralisés et accessibles en ligne. Cette approche élimine le besoin de gérer des papiers physiques, réduisant ainsi les risques de perte et améliorant l’efficacité.
Les avantages de la dématérialisation incluent :
- Gain de temps en supprimant la gestion manuelle des documents.
- Sécurité accrue avec un stockage numérique sécurisé.
- Accessibilité depuis n’importe où, facilitant le télétravail ou la gestion à distance.
- Réduction des coûts liés à l’impression et à l’archivage papier.
Qu’est-ce que l’automatisation dans un TMS ?
L’automatisation dans un TMS se réfère à la capacité du logiciel à exécuter automatiquement des tâches répétitives qui, sans cela, nécessiteraient une intervention humaine. Par exemple, les relances, l’envoi de notifications ou encore l’envoie des mails à vos clients lorsque votre conducteur valide un chargement et/ou livraison. Cela est donc gérés sans intervention manuelle.
Les avantages de l’automatisation :
- Réduction des erreurs humaines grâce à la gestion automatique des processus.
- Gains de temps : les équipes se concentrent sur des tâches plus stratégiques.
- Amélioration de la productivité en accélérant les processus administratifs.
1. Suivi en temps réel
Le suivi des véhicules et des marchandises en temps réel améliore la gestion des imprévus. De plus, elle augmente la satisfaction client et assure une meilleure sécurité des marchandises, en avertissant vos clients dès que les livraisons sont effectuées et ce de manière automatique
2. Dématérialisation des documents
La dématérialisation permet de centraliser tous les documents (CMR, bons de livraison, etc.) de manière digitale, facilitant leur gestion et leur archivage. Grâce à l’application exploitant, vous pouvez accéder à tous vos documents directement depuis la GED sur votre téléphone.
3. Automatisation des processus
L’automatisation des tâches répétitives (relances, notifications, mises à jour des réglementations) réduit les erreurs et améliore la productivité. Les processus manuels sont minimisés, ce qui permet de se concentrer sur des missions plus stratégiques.
4. Conformité réglementaire
Le logiciel assure la conformité des documents, notamment pour les transports internationaux (CMR, bons de livraison), afin d’éviter les sanctions et refus de paiement.
5. Analyse et reporting automatique en temps réel
Les outils de reporting offrent une vue d’ensemble des performances de la flotte, permettant de suivre les indicateurs clés (KPI indicateurs clés de performance) et de prendre des décisions éclairées pour optimiser les opérations.
Conclusion
Un TMS moderne permet de simplifier la gestion logistique, de réduire les coûts et d’améliorer l’efficacité. La dématérialisation des documents et l’automatisation des processus sont des atouts incontournables pour gagner en compétitivité et en productivité dans un environnement en pleine transformation numérique.