Qu’entend on par dématérialisation des documents de transport ?
La dématérialisation est un processus qui permet de transformer un document papier en document numérique.
Grâce au logiciel transport full web Cargo-TMS, vous allez pouvoir gérer la dématérialisation de vos documents de transport par le biais de l’application mobile conducteur.
Dans les faits, deux possibilités s’offrent à vous avec le logiciel Cargo-TMS :
- Soit une dématérialisation avec notre e-CMR,
- Soit une dématérialisation après signature d’un document papier scanné ou pris en photo par le conducteur.
Evidemment, le gain de temps est considérable dans la gestion de votre entreprise. Cette dématérialisation des documents de transport permet de les stocker et de pouvoir les retrouver plus facilement sur votre logiciel dans une version digitale..
Cela va faciliter le tri des documents dans la GED (gestion électronique des documents) et leur sauvegarde dans le logiciel Cargo-TMS. Le menu GED regroupe tous les documents générés depuis Cargo-TMS en plus de vos documents scannés. Il s’agit entre autres des devis clients, confirmations d’affrètement, factures, …
Enfin, ce mode opératoire avec l’application mobile Cargo-TMS permet une facturation plus rapide. Il n’est pas nécessaire d’attendre le retour de la lettre de voiture papier. Ainsi, vous réduisez le délai entre l’opération de transport et sa facturation et in fine son règlement. En conséquence, vous optimisez la gestion de votre trésorerie !
Les étapes de la dématérialisation des émargés ?
1 – Créer un OT
2 – Envoyer vos OTs aux conducteurs via l’application mobile
(gratuite sur le Play Store et Apple store !)
3 – Vos conducteurs prennent les lettres de voiture signées en photo à la livraison
4 – Les documents signés remontent dans votre Cargo-TMS (suivi activité du jour)
5 – Vous pouvez ajouter le cas échéant des documents scannés
Les documents sont ajoutés directement dans les OTs :
6 – Vos documents accompagnent automatiquement la facture J
Vos factures envoyées depuis Cargo-TMS sont accompagnées de vos documents de transport (lettres de voiture, BLs, …) sour forme de lien : fini les mails de 15 mégaoctets qui n’arrive pas chez vos donneurs d’ordre.
De plus, vous pouvez retrouver tous vos documents dans votre onglet « GED » ou encore directement sur votre fiche client avec tous les fichiers qui le concerne. Les documents vont se ranger automatiquement par client, date, et n°OT dans la gestion électronique des documents.
NB : Pour bénéficier du dispositif décrit, l’option GED Cargo-TMS doit être activée.
Avec la GED Cargo-TMS, il devient possible de joindre à chaque étape d’un OL ou d’un OT un document PDF (bon de commande du client, confirmation d’affrètement, etc …).
Ce module est indispensable à la gestion des émargés dans le logiciel.